Giao tiếp là nền tảng của mọi mối quan hệ trong cuộc sống của bạn. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, có thể xảy ra hiểu lầm, vấn đề và xung đột giữa nhân viên của bạn, khách hàng của bạn và những người khác mà bạn tiếp xúc. Giao tiếp kém có thể khiến môi trường làm việc trở nên khó chịu và tạo ra một lượng lớn sự thay đổi của nhân viên.
Những mẹo này có thể giúp bạn điều chỉnh kỹ năng giao tiếp của mình để bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và trở nên hiệu quả hơn bằng cách giao tiếp hiệu quả trong các tương tác kinh doanh của bạn.
Table of Contents
Hạn chế sự phân tâm và lắng nghe
Hầu hết chúng ta không giỏi lắng nghe người khác. Mọi người đều bị phân tâm và khoảng thời gian chú ý trung bình được cho là bắt đầu thu hẹp lại. Bạn có thể thực hiện một số hành động để hạn chế sự phân tâm để có thể tập trung vào những gì người khác đang nói.
Bạn có thể thử đóng ứng dụng email của mình, tắt chuông điện thoại và đóng cửa văn phòng của bạn. Một vài hành động đơn giản này không chỉ làm giảm sự phân tâm của bạn mà còn có tác dụng tương tự đối với người bạn đang lắng nghe và cho họ biết bạn đang tập trung vào họ.
Dành thời gian để tập trung vào người trước mặt bạn. Bạn có thể có một số vấn đề quan trọng cần giải quyết mà bạn đang nghĩ đến. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thời gian này để không nghĩ về chúng.
Người mà bạn đang lắng nghe tin rằng những gì họ phải nói là quan trọng. Hãy sống chậm lại và thiết lập sự cho đi và nhận lại cho phép cả hai bên cùng nói và lắng nghe. Cố gắng không đưa ra những đánh giá phiến diện và kiên nhẫn đợi họ nói xong. Đây là những bước đầu tiên bạn có thể làm để trở thành một người lắng nghe tích cực.
Lắng nghe tích cực là nghệ thuật lắng nghe để hiểu. Có một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để tăng kỹ năng nghe và ghi nhớ của mình. Khi bạn lắng nghe, hãy sử dụng lời nhắc bằng lời nói để giữ cho thông tin luôn trôi chảy. Những lời nhắc chẳng hạn như “Có thật không? Bạn đã làm gì sau đó?“cho họ một cơ hội để giải thích thêm điều gì đó.
Diễn đạt lại và nói lại những gì người đó đang nói với bạn. Phản hồi này cho họ biết rằng bạn đang lắng nghe và thấu hiểu. Ví dụ, “Vì vậy, máy đã hoạt động tốt và Bob nói với bạn rằng nếu bạn làm theo cách này, máy sẽ hoạt động tốt hơn. Sau đó, nó ngừng hoạt động?“thể hiện sự hiểu biết về các trường hợp mà một nhân viên nói đã dẫn đến việc một phần thiết bị bị hỏng.
Thông thường, để có thêm thông tin từ một người nào đó, bạn cần có khả năng đặt các câu hỏi được thiết kế để thu hút thông tin phù hợp. Người đang nói chuyện với bạn có thể quá hào hứng lắng nghe bạn khi bạn đang cố gắng tìm hiểu chuyện gì đang xảy ra, vì vậy, câu hỏi của bạn thường cần phải rõ ràng và ngắn gọn.
Ngôn ngữ cơ thể là một chỉ số khác của việc lắng nghe. Bạn nên đảm bảo rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn không gợi ý gì khác ngoài sự cởi mở và quan tâm. Bạn có thể làm điều này bằng cách bắt chước tư thế của người kia hoặc nghiêng người để tập trung.
Đặt câu hỏi đúng
Để có được thông tin bạn cần để hiểu ai đó, bạn sẽ phải có khả năng đặt những câu hỏi phù hợp trong khi trình bày một tinh thần cởi mở. Hãy thả lỏng cơ thể, khoanh tay và lắng nghe để có cơ hội đặt câu hỏi.
Thông thường, có những manh mối do mọi người đưa ra sẽ cảnh báo bạn về những câu hỏi bạn nên hỏi. Lắng nghe các từ khóa và cụm từ để giúp bạn tìm ra câu hỏi nào sẽ làm sáng tỏ thông tin bạn cần.
Hãy xem xét trường hợp của một nhân viên không đạt được mục tiêu và thường không hài lòng trong công việc. Nếu bạn không đặt những câu hỏi phù hợp, bạn có thể không bao giờ đi đến gốc rễ của vấn đề, điều này có thể không dễ dàng xác định được.
Nếu người đó được thúc đẩy khi tuyển dụng và hoạt động tốt cho đến vài tuần trước, họ có thể đã nảy sinh một số vấn đề cá nhân, không còn bị thách thức bởi công việc nữa hoặc có vấn đề với đồng nghiệp.
Đừng dựa vào các cuộc họp để biết thông tin
Các cuộc họp là một trong những bối cảnh tồi tệ nhất để giao tiếp giữa các bên. Mọi người sẽ không nói ra suy nghĩ của họ, và bạn sẽ không thể khám phá ra sự thật trong hầu hết các tình huống. Hầu hết mọi người bước vào cuộc họp với sự phòng thủ của họ tự động tăng lên.
Các cuộc họp có thể có lợi cho các cuộc họp giao ban nhanh hoặc thông tin liên lạc trực tiếp mà mọi người có mặt đều quan tâm. Tuy nhiên, không cần phải tập hợp mọi người lại với nhau nếu không phải ai cũng có đóng góp trong các chủ đề hoặc nếu nó không được lên kế hoạch và tổ chức tốt.
Để giao tiếp hiệu quả hơn, hãy chọn một cài đặt có nhiều khả năng ngăn mọi người đặt ra rào cản cá nhân hơn. Cài đặt riêng một người hoặc một cuộc họp được lên kế hoạch tốt chỉ với những người liên quan có xu hướng hoạt động tốt, vì điều này giúp tập trung chỉ vào các vấn đề mà họ giải quyết.
Kết hợp các phương pháp giao tiếp
Giao tiếp mặt đối mặt hoặc giọng nói là cách tuyệt vời để loại bỏ sự nhầm lẫn thường đi kèm với email. Dẫn dắt bằng email không bao giờ là một phương pháp hay vì nó loại bỏ cách tiếp cận dễ hiểu mà bạn có thể thực hiện bằng cách nói chuyện với ai đó và email hiếm khi rõ ràng với khán giả như đối với người gửi.
Cuộc gọi điện video là một cách tuyệt vời để giao tiếp vì bạn có thể nhìn thấy người bạn đang trò chuyện và chia sẻ tài liệu trong khi làm việc để hiểu nhau. Tương tác bằng hình ảnh rất quan trọng bởi vì chúng tôi đưa ra các dấu hiệu khi chúng tôi nói chuyện có thể giúp mọi người hiểu được điểm được đưa ra.
Nếu hầu hết các cuộc giao tiếp của bạn diễn ra trong các tình huống không phải mặt đối mặt, bạn có thể tạo video hoặc bản trình bày tóm tắt trình bày nội dung đã thảo luận, các bước tiếp theo là gì và ai chịu trách nhiệm về những gì.
Phản hồi
Giao tiếp là một trong những phương pháp tốt nhất để giải quyết xung đột hoặc tranh chấp. Là một chủ doanh nghiệp, một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm khi đối mặt với xung đột, tranh chấp hoặc khiếu nại là phớt lờ nó. Cần phải có phản hồi ngay lập tức, ngay cả khi đó chỉ là một tuyên bố ngắn gọn mà bạn sẽ xem xét vấn đề.
Khi mọi người liên hệ với bạn cảm thấy vấn đề của họ quan trọng đối với bạn và nhận được phản hồi về mối quan tâm của họ, bạn sẽ có nhiều khả năng giữ cho khách hàng và nhân viên hài lòng hơn.
Sử dụng phản hồi bạn nhận được
Nếu bạn đang giao tiếp với khách hàng, nhân viên và đồng nghiệp của mình, bạn có thể sẽ nhận được phản hồi thường xuyên. Bạn có thể không thu hút nó, nhưng một người lắng nghe tích cực có thể tìm thấy thông tin ở khắp mọi nơi.
Lắng nghe mọi người mà bạn tiếp xúc là một mỏ vàng thông tin hữu ích về cách khách hàng và khách hàng tiềm năng cảm nhận về doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Để thực hiện những thay đổi tích cực trong giao tiếp, bạn nên sử dụng thông tin thu thập được để cải thiện quy trình của mình. Tạo quy trình thu thập phản hồi bạn nhận được ở một nơi, sau đó dành thời gian định kỳ để phân tích phản hồi và lập kế hoạch triển khai và theo dõi các cải tiến.
Cuối cùng, giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn sử dụng trong công việc kinh doanh của mình. Nếu kỹ năng giao tiếp của bạn có thể sử dụng một số tinh chỉnh, hãy dành thời gian để phân tích cách bạn giao tiếp. Sau đó, cố gắng tập trung vào những cách bạn có thể cải thiện kỹ năng của mình theo thời gian. Bạn có thể ngạc nhiên về mức độ đơn giản lắng nghe có thể thay đổi mối quan hệ của bạn với nhân viên, khách hàng, đồng nghiệp và gia đình.
