QuickBooks cung cấp một bộ sưu tập các báo cáo tính lương tạo ra nhiều thông tin về nhân viên và chi phí của một công ty. Các báo cáo này có thể cung cấp thông tin về nhân viên nói chung hoặc về từng nhân viên và có thể dễ dàng xuất ra để chia sẻ và đa dạng hóa việc sử dụng dữ liệu.
Table of Contents
Báo cáo dữ liệu nhân viên
Các báo cáo sau đây có thể giúp quản lý số lượng người đứng đầu công ty và cung cấp thông tin tổng quan về tổng số giờ lao động, tiền lương được trả và các số liệu thống kê hữu ích khác như:
- Tóm tắt Bảng lương: Báo cáo này có thể được tạo cho từng nhân viên hoặc cho tất cả nhân viên trong một phạm vi ngày cụ thể. Nó có thể bao gồm lương gộp, lương ròng, thuế và bất kỳ khoản khấu trừ nào khác.
- Chi tiết Bảng lương: Báo cáo này có thể đi sâu vào thông tin về các khoản lương cá nhân, bao gồm lịch sử bồi thường và các khoản khấu trừ.
- Các khoản khấu trừ và đóng góp trong bảng lương: Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về các khoản khấu trừ của cá nhân và tập thể của nhân viên, cũng như các khoản đóng góp của công ty cho các kỳ trả lương đơn lẻ trong một phạm vi ngày.
- Chi tiết nhân viên: Báo cáo này liệt kê nhân viên theo tên cùng với địa chỉ, ngày sinh, ngày thuê, ngày thôi việc, mức lương và thông tin thuế. Thông tin về mức lương có thể bao gồm tiền lương hoặc mức lương theo giờ cùng với các khoản khấu trừ hoặc đóng góp. Thông tin thuế có thể bao gồm số an sinh xã hội cùng với các khoản thuế liên bang, tiểu bang và địa phương đã nộp.
- Danh bạ nhân viên: Báo cáo này có thể thu thập thông tin liên hệ của từng nhân viên, bao gồm vị trí làm việc, số điện thoại và địa chỉ email.
- Tổng thanh toán: Báo cáo này cung cấp thông tin về tổng lương của mỗi nhân viên theo loại, cho dù đó là lương, theo giờ hay theo cách khác.
Báo cáo sử dụng quản trị của nhà tuyển dụng
Các báo cáo sau đây có thể giúp hoàn thành hồ sơ thuế bảng lương của một công ty. Những người khác có thể giúp kiểm tra chéo dữ liệu tài chính, chẳng hạn như báo cáo kế hoạch nghỉ hưu, kỳ nghỉ và nghỉ ốm.
- Trách nhiệm thuế trong bảng lương: Báo cáo này cho thấy tất cả các khoản thuế lương đã khấu trừ, đã thanh toán và còn nợ cho nhân viên. Điều này có thể được chia nhỏ theo những gì đã được thanh toán, những gì cần phải trả hoặc tất cả mọi thứ kết hợp. Báo cáo này có thể cung cấp tất cả dữ liệu cho công ty hoặc dữ liệu chỉ cho các khoản thuế trả lương cho từng nhân viên.
- Thanh toán thuế theo bảng lương: Báo cáo này hiển thị tất cả các khoản thanh toán thuế theo bảng lương cho khoảng thời gian đã nhập.
- Tóm tắt thuế và tiền lương trong bảng lương: Báo cáo này cho biết tiền lương chịu thuế phải chịu khấu lưu của liên bang, tiểu bang và địa phương, bao gồm cả số thuế phải trả cho mỗi nhân viên hoặc cho toàn bộ công ty.
- Bồi thường lao động: Báo cáo này cho biết mức lương được trả cho mỗi nhân viên đủ điều kiện. Đây là thông tin quý giá giúp chuẩn bị các mẫu đơn cho các cơ quan nhà nước hoặc các công ty bảo hiểm.
- Nghỉ phép và Nghỉ ốm: Báo cáo này hiển thị số giờ có sẵn và được sử dụng từ đầu năm đến nay cho mỗi nhân viên. Tìm kiếm những giờ còn trống chưa được sử dụng là một cách tốt để xác định xem liệu có thời gian nghỉ sắp tới sẽ được sử dụng hay không.
- Tổng chi phí trả lương: Báo cáo này cho thấy tất cả các chi phí hàng năm liên quan đến việc trả lương cho nhân viên và nhà thầu. Điều này bao gồm lương gộp, lương ròng, các khoản khấu trừ, đóng góp của công ty và thuế.
- Kế hoạch nghỉ hưu: Báo cáo này cho thấy tất cả các đóng góp — từ nhân viên và công ty — cho tất cả các kế hoạch nghỉ hưu hiện có, bao gồm: 401 (k), 401 (k) Catch-up, SIMPLE 401 (k), SIMPLE 401 (k) Catch-up, 403 ( b), 403 (b) Bắt kịp, SARSEP, SARSEP Catch-up, SIMPLE IRA, SIMPLE IRA Catch-up, After-tax Roth 401 (k) và After-tax Roth 403 (b).
- Tóm tắt thanh toán theo bảng lương: Báo cáo này hiển thị tất cả các khoản phí trong Tài khoản dịch vụ đầy đủ bảng lương trực tuyến QuickBooks, nếu tính năng này đã được kích hoạt.
Đưa dữ liệu vào hoạt động
Một trong những lợi ích báo cáo của QuickBooks là bạn có thể xuất dữ liệu tương đối dễ dàng sang các bảng tính khác. Điều này cho phép dữ liệu tùy chỉnh có thể được chia sẻ với các bên liên quan.
Các báo cáo đặc biệt hữu ích cho bộ phận nhân sự và nhân viên trả lương. Với một vài cú nhấp chuột, chương trình phần mềm có thể tạo ra thông tin chi tiết về từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên, được chia nhỏ theo hình thức trả lương (theo giờ hoặc lương), bộ phận hoặc vị trí. Thông tin này rất quan trọng khi cắt phiếu lương và cả xác minh và theo dõi chi phí trả lương.
Dữ liệu cũng có thể được tùy chỉnh để chỉ hiển thị thông tin mà nhân viên cần xem. Ví dụ: người quản lý có thể cần theo dõi những thứ như giờ làm thêm, kỳ nghỉ, ngày ốm và thông tin liên hệ — nhưng không nên có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm hơn (chẳng hạn như số an sinh xã hội.) Khi được phép, nhân viên cũng có thể truy cập thông tin liên quan đến vị trí của họ.
Việc tùy chỉnh thêm các báo cáo có thể loại trừ một số dữ liệu nhất định thông qua chính phần mềm hoặc lọc thông tin theo cách thủ công khi xuất dữ liệu sang bảng tính công khai hoặc riêng tư.
