Mặc dù có nhiều yếu tố có thể góp phần vào sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, nhưng việc giao tiếp hiệu quả là cần thiết nếu doanh nghiệp muốn thành công. Giao tiếp tốt bao gồm giao tiếp bằng lời nói rõ ràng, kỹ năng lắng nghe tuyệt vời và viết kinh doanh hiệu quả. Nếu không có những yếu tố này, rất dễ xảy ra đổ vỡ trong giao tiếp.
Tất cả các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các xung đột thường xuyên do thông tin sai lệch gây ra. Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp nhỏ có lợi thế hơn ở đây vì họ có vị trí tốt hơn để nhìn thấy các vấn đề liên lạc tiềm ẩn và giải quyết chúng trước khi thiệt hại xảy ra trong doanh nghiệp. Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện quy trình giao tiếp với nhân viên để bạn có thể tránh được các vấn đề bắt nguồn từ việc thông tin sai lệch.
Table of Contents
Đảm bảo mọi cuộc họp đều có chương trình làm việc
Gặp phải tình trạng quá tải là điều tồi tệ đối với mọi doanh nghiệp, nhưng gặp phải tình trạng quá tải mà không có mục đích rõ ràng còn tồi tệ hơn. Ngoài ra, nó có thể là nguyên nhân gây ra thông tin sai lệch. Thay vì lên lịch cho các cuộc họp và hy vọng mọi thứ sẽ hoàn thành trong thời gian đó, hãy có mục đích về các cuộc họp ngay từ đầu.
Tạo các chương trình nghị sự đã định cho mọi cuộc họp mà bạn lên lịch và chia sẻ nó với nhân viên của bạn trước cuộc họp để tạo tiền đề cho cuộc thảo luận. Mời nhân viên của bạn thêm các mục trong chương trình làm việc mà họ muốn thảo luận trước cuộc họp cũng là một ý kiến hay.
Chia sẻ tất cả các bản trình bày / tài liệu
Không phải ai cũng ghi chép tốt trong các cuộc họp, và không phải mọi thứ đã thảo luận sẽ được giữ lại khi cuộc họp kết thúc. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải đảm bảo tất cả những người tham gia nhận được bản sao của các tệp trình bày hoặc bất kỳ tài liệu nào được thảo luận trong cuộc họp. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể chia sẻ những tệp này trước cuộc họp để nhân viên của bạn có thể ghi chú và xem lại thông tin trong thời gian thực.
Hợp lý hóa các tin nhắn email của bạn
Bạn đã bao giờ nhận được một email công việc rất dài và xúc động về nhiều chủ đề khác nhau đến nỗi bạn hoàn toàn bối rối khi đọc xong chưa? Email là một trong những phương thức trò chuyện tuyệt vời để tăng năng suất, nhưng nó cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn và thông tin sai. Những thói quen đơn giản như giữ một chủ đề cho mỗi email, chia nhỏ thông điệp của bạn thành các tiêu đề phụ và / hoặc dấu đầu dòng và rất mô tả khi soạn thảo dòng chủ đề có thể là sự khác biệt giữa rõ ràng và nhầm lẫn.
Lắng nghe cẩn thận và để ý các tín hiệu phi ngôn ngữ
Không phải tất cả các giao tiếp — và thông tin sai — đều xảy ra bằng lời nói. Chúng tôi đã đề cập đến các phương pháp hay nhất về giao tiếp qua email ở trên và những phương pháp đó cũng áp dụng cho các loại hình giao tiếp bằng văn bản khác. Nhưng còn ngôn ngữ cơ thể thì sao? Điều quan trọng là bạn phải hòa hợp với nhân viên của mình và có thể nhận ra các tín hiệu không lời. Điều này có thể giúp bạn chủ động giải quyết các vấn đề mà nhân viên có thể không thoải mái 100% khi trực tiếp giải quyết với bạn. Hãy nhớ rằng cùng với giao tiếp không lời, điều quan trọng là với tư cách là người quản lý, bạn không chỉ giao tiếp hiệu quả với nhân viên của mình mà còn phải lắng nghe hiệu quả.
Có thể tiếp cận
Chính sách mở cửa có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình. Việc tiếp cận được với nhân viên của bạn nói rằng bạn quan tâm đến mối quan tâm của họ và muốn nghe phản hồi của họ. Một cánh cửa rộng mở cho phép nhân viên của bạn nói chuyện với bạn về những điều đang xảy ra trong doanh nghiệp mà bạn có thể không dễ dàng nhìn thấy. Loại khả năng tiếp cận này có thể làm giảm khả năng thông tin sai trong doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Thông tin sai lệch có thể xảy ra rất dễ dàng trong môi trường kinh doanh, nhưng chủ động về cách bạn giao tiếp với nhân viên của mình — và cho phép họ giao tiếp cởi mở với bạn — có thể giúp bạn tránh được các vấn đề thường xuất phát từ thông tin sai lệch. Khi được sử dụng song song với các mẹo giao tiếp kinh doanh này, bạn đang đặt nền tảng cho một doanh nghiệp có tiềm năng phát triển và không bị cản trở bởi giao tiếp kém.
