Một khi bạn đã thuê người làm việc cho mình, một trong những trách nhiệm của bạn với tư cách là người sử dụng lao động là trả lương xứng đáng cho họ. Ở Canada, điều này có nghĩa là tuân thủ các yêu cầu của Cơ quan Doanh thu Canada (CRA) và thực hiện và nộp các khoản khấu trừ lương chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình làm thế nào để làm bảng lương ở Canada.
Table of Contents
Cách tính lương ở Canada
Đối với các nhà tuyển dụng Canada, có năm bước để chạy bảng lương:
- Mở và vận hành tài khoản trả lương với CRA.
- Thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên, chẳng hạn như số bảo hiểm xã hội (SIN) của họ và biểu mẫu TD1 của liên bang và tỉnh đã hoàn thành.
- Thực hiện các khoản khấu trừ lương thích hợp của Canada từ lương của nhân viên mỗi kỳ trả lương.
- Việc loại bỏ các khoản khấu trừ lương này, cùng với phần đóng góp của Chủ nhân trong Kế hoạch Hưu trí Canada (CPP) và phí Bảo hiểm Việc làm (EI), cho CRA theo yêu cầu.
- Báo cáo thu nhập và các khoản khấu trừ của từng nhân viên trên phiếu T4 hoặc T4A thích hợp và nộp bản khai thông tin vào hoặc trước ngày cuối cùng của tháng Hai của năm dương lịch tiếp theo.
Chúng ta hãy xem xét từng bước chi tiết.
1. Mở tài khoản trả lương
Bạn sẽ cần một tài khoản chương trình khấu trừ tiền lương CRA để chuyển các khoản khấu trừ tiền lương của mình cho CRA.
Nếu bạn đã có số doanh nghiệp (BN) và trước đó đã đăng ký tài khoản chương trình CRA khác (chẳng hạn như GST / HST), bạn sẽ chỉ thêm tài khoản khấu trừ tiền lương vào tài khoản chương trình hiện có của mình.
Nếu bạn chưa có BN, trước tiên bạn sẽ phải có một BN, bạn có thể làm theo một trong số cách sau:
- Đăng ký trực tuyến bằng dịch vụ Đăng ký Kinh doanh Trực tuyến (BRO).
- Liên hệ với CRA qua điện thoại theo số 1-800-959-5525.
- Gửi qua thư hoặc fax Mẫu RC1, Yêu cầu Số Doanh nghiệp đến văn phòng dịch vụ thuế (TSO) hoặc trung tâm thuế (TC) gần nhất của bạn.
Sau khi có BN, bạn có thể đăng ký tài khoản chương trình thông qua dịch vụ BRO, bao gồm cả các khoản khấu trừ tiền lương.
2. Thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên
Là một phần của quá trình tuyển dụng, bạn nên kiểm tra thẻ SIN của từng nhân viên mới và ghi lại tên và SIN của nhân viên đó chính xác như những gì họ xuất hiện trên thẻ. Nhớ để ý các mã số BHXH bắt đầu bằng số “9.” Số này báo hiệu một người không phải là công dân hoặc thường trú nhân Canada và chỉ được phép làm việc cho đến ngày hết hạn được ghi trên tài liệu do Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada cấp cho họ.
Bạn cũng nên yêu cầu nhân viên mới điền vào Mẫu TD1 liên bang và tỉnh thích hợp, xác định số thuế sẽ được khấu trừ từ thu nhập từ việc làm của một người.
3. Thực hiện các khoản khấu trừ tiền lương thích hợp
Trước khi thực hiện các khoản khấu trừ, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm bất kỳ lợi ích chịu thuế nào vào lương nhân viên của mình. Bạn có cung cấp cho nhân viên chỗ ở và chỗ ở, việc sử dụng xe hơi của công ty, chỗ đậu xe, hoặc một khoản vay lãi suất thấp? Bất cứ thứ gì bạn cung cấp cho nhân viên ngoài tiền lương bằng tiền mặt của họ đều có thể được coi là một khoản lợi ích chịu thuế.
Và nếu lương của một nhân viên liên quan đến các khoản phúc lợi chịu thuế, thì những khoản này cần được cộng vào thu nhập của họ mỗi kỳ trả lương trước khi bạn thực hiện bất kỳ khoản khấu trừ nào trong bảng lương. Tổng thu nhập xác định tổng số tiền phải đóng góp CPP, phí bảo hiểm EI và các khoản khấu trừ thuế thu nhập.
Hướng dẫn T4130 của CRA cung cấp chi tiết về cách tính giá trị của những lợi ích này và những lợi ích chịu thuế nào phải chịu GST / HST.
Khi bạn đã tính đến tất cả các khoản lương và phúc lợi chịu thuế, bạn đã sẵn sàng thực hiện các khoản khấu trừ vào bảng lương Canada của mình. Nói chung, người sử dụng lao động cần thực hiện ba khoản khấu trừ theo chương trình chính phủ sau đây từ lương của nhân viên:
- Thuế thu nhập: Sử dụng các bảng tỉnh hoặc vùng lãnh thổ cho tỉnh hoặc vùng lãnh thổ nơi nhân viên báo cáo làm việc. Cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng máy tính trực tuyến của CRA, máy tính này sẽ tính toán tất cả các khoản khấu trừ lương khác mà bạn cần phải thực hiện. Bạn cũng có thể tìm thấy tất cả các bảng khấu trừ lương mà bạn cần trên trang bảng lương của CRA.
- Các khoản đóng góp cho Kế hoạch hưu trí Canada: Nói chung, bạn phải khấu trừ các khoản đóng góp CPP nếu một nhân viên ở độ tuổi từ 18 đến 69, đang làm công ăn lương, không bị tàn tật và hiện không nhận lương hưu CPP hoặc QPP (Quebec Pension Plan). Tỷ lệ đóng góp, mức tối đa, miễn trừ và thông tin hữu ích khác có trên trang Kế hoạch Hưu trí Canada của CRA. Các nhà tuyển dụng Quebec nên đến thăm Revenu Quebec.
- Phí bảo hiểm việc làm: Thông thường, bạn khấu trừ phí bảo hiểm EI từ lương của nhân viên trên mỗi đô la thu nhập có thể bảo hiểm lên đến mức tối đa hàng năm. Mức đóng góp EI của chủ nhân cao gấp 1,4 lần mức đóng bảo hiểm EI cho mỗi nhân viên (nhưng bạn có thể đủ điều kiện để được giảm tỷ lệ nếu bạn cung cấp cho nhân viên của mình một kế hoạch dành cho người khuyết tật ngắn hạn). Không giống như CPP, không có giới hạn độ tuổi để khấu trừ phí bảo hiểm EI. Khi các khoản khấu trừ EI của nhân viên của bạn đạt đến số tiền tối đa hàng năm, bạn ngừng khấu trừ chúng.
Tham khảo biểu đồ của CRA về mức phí bảo hiểm EI và mức tối đa để xác định các khoản khấu trừ EI cho một năm nhất định. Lưu ý rằng có một biểu đồ riêng cho Quebec, có cấu trúc tỷ giá khác.
| Tỷ lệ và mức tối đa EI năm 2021 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Tối đa Thu nhập có thể bảo hiểm hàng năm | Tỷ lệ % | Tối đa Phí bảo hiểm cho nhân viên hàng năm | Tối đa Phí bảo hiểm hàng năm cho nhà tuyển dụng | |
| Liên bang | $ 56.300 | 1,58% | $ 889,54 | 1.245,36 USD |
| Quebec | $ 56.300 | 1,18% | $ 664,34 | $ 930,08 |
Cũng như các khoản khấu trừ theo bảng lương khác, bạn có thể sử dụng máy tính trực tuyến của CRA để xác định số tiền Bảo hiểm Việc làm bạn cần khấu trừ cho bất kỳ kỳ lương nào. Lưu ý rằng một số phúc lợi và khoản thanh toán mà bạn cung cấp cho nhân viên không phải là đối tượng của Bảo hiểm Việc làm.
Là một nhà tuyển dụng Canada, cũng có thể có những tình huống đặc biệt ảnh hưởng đến các khoản khấu trừ EI của bạn. Xem trang Bảo hiểm Việc làm của CRA để biết thông tin về các chủ đề như việc làm bên ngoài Canada, các khoản thanh toán đặc biệt và thuê một thành viên gia đình.
Bạn có thể có các khoản khấu trừ nhân viên khác cụ thể cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như phúc lợi sức khỏe mở rộng, bảo hiểm nhân thọ và kế hoạch hưu trí.
4. Chuyển các khoản khấu trừ cho CRA
Bạn có thể chuyển tiền điện tử hoặc sử dụng chứng từ chuyển tiền bằng giấy và nhận sao kê tài khoản qua đường bưu điện. Nếu bạn chuyển tiền điện tử, bạn có thể xem bảng sao kê và giao dịch của mình qua Tài khoản Doanh nghiệp của tôi trực tuyến.
Người sử dụng lao động mới được phân loại là người nộp tiền thường xuyên, có nghĩa là bạn phải chuyển khoản khấu trừ của mình để CRA nhận được chúng vào hoặc trước ngày 15 của tháng tiếp theo tháng bạn thực hiện khoản khấu trừ. Sau đó, khi bạn đã thiết lập lịch sử chuyển tiền, bạn có thể được phân loại lại là người chuyển tiền hàng quý hoặc chuyển tiền nhanh và phải hoàn thành ít thủ tục giấy tờ hơn.
Để biết thêm thông tin về chuyển tiền, bao gồm cả cách sửa lỗi chuyển trả lương, hãy xem trang của CRA về chuyển các khoản khấu trừ theo lương.
5. Hoàn thành Tất cả Phiếu T4 và Trả lại Thông tin
Cuối cùng, với tư cách là người sử dụng lao động, mỗi năm bạn cần hoàn thành phiếu T4 cho mỗi nhân viên và hoàn thành biểu mẫu tóm tắt T4. Bạn phải nộp tờ khai thông tin T4 và đưa phiếu T4 cho nhân viên vào hoặc trước ngày cuối cùng của tháng Hai sau năm dương lịch áp dụng tờ khai thông tin.
Phiếu T4 có thể được điền dưới dạng điện tử bằng cách sử dụng ứng dụng biểu mẫu web T4 của CRA (cho phép bạn nộp tối đa 100 phiếu T4 gốc, bổ sung, hủy bỏ hoặc sửa đổi) hoặc điền vào một tệp PDF trực tuyến. Để biết thêm thông tin về phiếu T4, hãy xem trang T4 – Thông tin dành cho nhà tuyển dụng của CRA.
Bạn cũng có thể nộp biểu mẫu Tóm tắt T4 dưới dạng điện tử hoặc ở dạng giấy, trong trường hợp đó, bạn sẽ cần gửi bản tóm tắt gốc và các phiếu T4 liên quan đến Trung tâm Thuế Jonquière. Xem liên kết trước để biết thêm thông tin.
Thông tin thêm về chạy tính lương ở Canada
Tất cả hồ sơ kinh doanh của bạn, bao gồm cả hồ sơ liên quan đến bảng lương, phải được lưu giữ tại địa điểm kinh doanh của bạn hoặc tại nơi cư trú của bạn ở Canada trừ khi CRA cho phép bạn giữ chúng ở nơi khác. Cũng xin lưu ý rằng hồ sơ kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ cần thiết để xác định nghĩa vụ thuế của bạn phải được lưu giữ trong thời hạn sáu năm.
Các hình phạt cho việc không tuân thủ các yêu cầu về bảng lương của Canada từ phạt tiền từ 1.000 đô la đến 25.000 đô la, phạt tù lên đến 12 tháng hoặc kết hợp cả hai. CRA cung cấp thông tin chi tiết về các vi phạm và thiếu sót cụ thể do không thực hiện các khoản khấu trừ tiền lương thích hợp khi nộp các biểu mẫu thông tin muộn.
