Các luận điểm giống như một bảng gian lận cho bất kỳ ai giao tiếp thay mặt cho một doanh nghiệp, một tổ chức, một chính trị gia hoặc thậm chí là chính họ. Chúng cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để đi đúng hướng, không lạc đề và đảm bảo thông tin liên lạc nhất quán trong nhóm được đại diện.
Chúng thường được sử dụng làm tài liệu gốc cho thư, thông cáo báo chí, bài phát biểu, tranh luận, v.v. Các điểm thảo luận là thông tin liên lạc nội bộ và không được chia sẻ với đối tượng dự định.
Table of Contents
Bao gồm những gì
Theo một số cách, các luận điểm tương tự như một dàn ý, nhưng chúng không dày đặc bằng. Các quan chức truyền thông sử dụng chúng cho các bài phát biểu, tranh luận hoặc phỏng vấn trực tiếp cần có khả năng tham khảo chúng một cách nhanh chóng. Các điểm thảo luận được thiết kế để hướng dẫn giao tiếp bằng văn bản như thông cáo báo chí có thể chi tiết hơn một chút.
Các điểm rộng nhất thường là các chủ đề cần được giải quyết. Ví dụ, ai đó đang được phỏng vấn trên truyền hình có thể muốn chắc chắn đề cập đến hai hoặc ba chủ đề có tầm quan trọng cụ thể đối với tổ chức mà họ đại diện. Các điểm nói chuyện đóng vai trò như một lời nhắc nhở bạn hãy hướng cuộc trò chuyện đến những chủ đề đó càng nhiều càng tốt. Mặc dù một người nào đó thay mặt tổ chức phát biểu có thể nói về các chủ đề được liệt kê một cách thông minh và thấu đáo, nhưng các điểm thảo luận cũng có thể bao gồm các chi tiết hoặc số liệu thống kê không dễ ghi nhớ.
Đối với bất kỳ ai đang quay phim hoặc nói chuyện với khán giả trực tiếp, các điểm thảo luận không được dài hơn một trang, giúp chúng được tham chiếu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chúng thậm chí có thể vừa với thứ gì đó không lớn hơn thẻ chỉ mục.
Các điểm nói chuyện hiệu quả
Khi viết các luận điểm của bạn, điều quan trọng cần ghi nhớ là một số chi tiết chính sẽ giúp bạn thực hiện công việc tốt nhất có thể để chuẩn bị cho bản thân hoặc người khác truyền đạt thông điệp của bạn:
- Ưu tiên: Một điều, trên hết, bạn muốn khán giả rời mắt khỏi thông điệp của mình cần phải là ưu tiên hàng đầu của bạn và là điều hàng đầu được liệt kê trong các luận điểm của bạn. Từ đó, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nội dung bạn muốn giải quyết, nhưng hiểu rằng chất lượng thông điệp của bạn thường quan trọng hơn số điểm được giải quyết. Vì vậy, bạn có thể không đạt được tất cả mọi thứ được ghi nhận trên các điểm nói chuyện của mình, nhưng nếu bạn đã giải quyết ưu tiên hàng đầu của mình một cách thấu đáo và cũng đề cập đến hai hoặc ba ưu tiên khác, điều đó có thể được coi là thành công. Và khán giả của bạn có nhiều khả năng ghi nhớ một hoặc hai điểm được đề cập kỹ lưỡng hơn một tá chủ đề được che đậy.
- Chuẩn bị: Các điểm thảo luận chỉ hữu ích khi những người sử dụng chúng đã biết chi tiết về thông điệp cần truyền tải. Trước khi bắt đầu viết các luận điểm, hãy chắc chắn rằng bạn và những người sẽ truyền đạt thông điệp đã được học kỹ lưỡng về các chi tiết. Các điểm nói chuyện ở đó như một lời nhắc nhở và làm nổi bật một số chi tiết cụ thể có thể cần được đọc lại. Không ai nên dựa vào các điểm nói chuyện về chiều rộng và chiều sâu.
- Pre-empt: Đặc biệt là trong các cuộc phỏng vấn hoặc tranh luận khi những người đang nói chuyện sẽ được hỏi về thông điệp của họ, điều quan trọng là phải đoán trước những câu hỏi đó sẽ là gì. Ví dụ: nó trình bày số liệu thống kê hoặc dữ liệu khác và bạn mong đợi bản thân hoặc người nói đang chuẩn bị bị chất vấn về tính hợp lệ của nguồn tin của bạn, hãy chuẩn bị bảo vệ nguồn tin của bạn và bao gồm một vài từ trong các điểm thảo luận để như một lời nhắc nhở .
- Tập trung vào các sự kiện: Những nhà giao tiếp chuyên nghiệp nên biết cách thu hút mà không cần nói đến những điểm cần nói, nhưng để một thông điệp trở nên đáng nhớ và hiệu quả, nó cần có nội dung — và điều đó có nghĩa là sự thật. Biết những sự thật bạn muốn chia sẻ với khán giả và sẵn sàng giải thích cho khán giả của bạn những sự thật đó ảnh hưởng đến họ như thế nào. Những ý kiến nói của bạn ở đó để nhắc nhở bạn về những sự thật bạn cần chia sẻ.
- Trực tiếp: Ngay cả khi thông điệp của bạn là một thông điệp tiêu cực, hãy đi thẳng vào vấn đề và làm chủ những gì bạn đang nói. Nếu đó là một tin xấu mà bạn đang chia sẻ, các điểm thảo luận của bạn cũng nên bao gồm những lời nhắc nhở về cách bạn đang ứng phó với tình huống tiêu cực và nỗ lực để cải thiện nó. Nếu bạn thành thật về tin xấu và chia sẻ kế hoạch giải quyết nó, khán giả của bạn có nhiều khả năng coi bạn là người giải quyết vấn đề. Nếu bạn đánh xung quanh bụi rậm hoặc cố gắng che giấu tình huống, khán giả của bạn có nhiều khả năng coi bạn là người không đáng tin cậy.
Những gì để tránh
Cũng như có những điều mà các điểm cần thảo luận nên bao gồm, cũng có những điều mà các điểm cần nói chuyện nên tránh:
- Chiều dài: Bạn không viết một bài phát biểu. Nếu bạn cần dựa vào các luận điểm của mình để giúp hình thành các câu và đoạn văn, thì bạn vẫn chưa chuẩn bị đủ để viết các luận điểm. Những người sử dụng các luận điểm chỉ cần có thể nhìn lướt qua trang tính hoặc thẻ một cách nhanh chóng để nhắc nhở bản thân về các chủ đề cần giải quyết hoặc các sự kiện chi tiết cần trích dẫn.
- Các câu đầy đủ: Mỗi điểm không cần nhiều hơn một từ hoặc một cụm từ ngắn — vừa đủ để khơi gợi trí nhớ của người nói. Nếu đó là một số hoặc phần dữ liệu khác, thì không nên bao gồm nhiều hơn con số thực và nhãn một hoặc hai từ cho dữ liệu đó.
- Tô đậm quá mức, gạch chân, sử dụng chữ in nghiêng, v.v.: Đối với một người chỉ lướt qua một trang nhanh chóng, những nỗ lực làm nổi bật thông tin này chẳng khác gì tiếng ồn và thường gây mất tập trung. Nếu bạn thực hiện tốt việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và giữ cho mọi thứ ngắn gọn và đơn giản, thì không cần phải thêm nhiều vào cách đánh dấu bổ sung.
