Khi bạn đã bán một sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ ở Canada, đó là thời gian lập hóa đơn. Hóa đơn không chỉ cho khách hàng biết số tiền đến hạn thanh toán mà còn cung cấp thông tin về thuế. Ví dụ: cả bạn và khách hàng của bạn cần phải có khả năng theo dõi số tiền HST / GST (Thuế bán hàng hài hòa / Thuế hàng hóa và dịch vụ) và PST (Thuế bán hàng cấp tỉnh) được thanh toán hoặc nợ. Bởi vì hóa đơn là một phần quan trọng trong hồ sơ kinh doanh của bạn, điều quan trọng là phải làm đúng. Sử dụng mẫu hóa đơn mẫu kèm theo thuế GST và PST để đảm bảo bạn đang lập hóa đơn chính xác.
Lưu ý rằng mẫu hóa đơn mẫu được hiển thị dành cho doanh nghiệp tính thuế GST (Thuế hàng hóa và dịch vụ) và PST (Thuế bán hàng tỉnh). Lưu ý rằng PST được gọi là Thuế Bán hàng Bán lẻ (RST) ở Manitoba hoặc Thuế Bán hàng Quebec (QST) ở Quebec. Nếu hóa đơn của bạn liên quan đến việc tính thuế HST (Thuế bán hàng hài hòa), hãy xem mẫu hóa đơn có HST. GST / PST được tính ở bốn tỉnh với mức phí sau:
- British Columbia: 7% Thuế bán hàng của tỉnh (PST)
- Manitoba: 8% Thuế bán hàng bán lẻ (RST)
- Saskatchewan: 5% Thuế bán hàng của tỉnh (PST)
- Quebec: 9,975% Thuế bán hàng Quebec (QST)
Table of Contents
Những gì phải có trên hóa đơn
Một số thông tin nhất định phải có trên hóa đơn của bạn nếu bạn đang tính thuế GST, HST hoặc PST. Hóa đơn của bạn phải bao gồm:
- Tên doanh nghiệp của bạn
- Ngày của hóa đơn
- Số doanh nghiệp của bạn (còn được gọi là Số đăng ký GST)
- Tên người mua
- Mô tả ngắn gọn về hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện
- Tổng số tiền đã thanh toán hoặc phải trả
- Các điều khoản thanh toán
- Dấu hiệu về các mặt hàng phải chịu thuế GST ở mức 5% hoặc HST ở mức thuế phù hợp của tỉnh hoặc các mặt hàng đó được miễn và tổng số tiền GST / HST được tính hoặc tuyên bố rằng GST / HST đã được bao gồm và tổng mức thuế của Thuế
- Nếu có, một dấu hiệu về các mặt hàng chịu PST theo thuế suất của tỉnh hoặc các mặt hàng được miễn và tổng số tiền PST được tính hoặc tuyên bố rằng PST đã được bao gồm và tổng thuế suất
Địa chỉ đầu tiên trên mẫu hóa đơn miễn phí này là địa chỉ doanh nghiệp của bạn; địa chỉ bên dưới là địa chỉ của khách hàng đã mua dịch vụ.
Hóa đơn mẫu này là hóa đơn sản phẩm của doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác trên cùng địa bàn tỉnh; nếu bạn cung cấp dịch vụ, thay vì bán sản phẩm, bạn có thể muốn sử dụng tiêu đề phụ “Mô tả công việc đã thực hiện” thay vì “Mặt hàng” làm tiêu đề và nếu thanh toán theo giờ, hãy sử dụng “Giá theo giờ” thay vì “Chi phí đơn vị” và “Giờ” thay vì “Số lượng”.
Cách sử dụng mẫu này
Để sử dụng hóa đơn mẫu này, hãy chọn phần của trang web có chứa mẫu và sao chép / dán (sử dụng Windows, nhấn CTRL-C để sao chép và CTRL-V để dán) hóa đơn đó vào Word hoặc một số trình xử lý văn bản khác (hoặc bảng tính chẳng hạn như Excel), và thay thế dữ liệu có liên quan của bạn, sử dụng tiêu đề doanh nghiệp tùy chỉnh của riêng bạn, nếu bạn muốn và định dạng như bạn muốn.
Điều khoản thanh toán
Lưu ý tuyên bố ở cuối hóa đơn, cho biết rằng số tiền trên hóa đơn sẽ đến hạn thanh toán trong vòng 30 ngày. Bạn sẽ thường thấy các hóa đơn có nội dung “Phải trả khi nhận”, nhưng điều đó chỉ gây rắc rối vì bạn không nhất thiết phải biết khi nào khách hàng hoặc khách hàng của mình nhìn thấy hóa đơn nếu bạn đang gửi hóa đơn. Việc sử dụng tuyên bố điều khoản cụ thể như tuyên bố trên hóa đơn này sẽ cung cấp cho khách hàng của bạn ngày đến hạn và giúp bạn tránh các vấn đề về thu tiền.
Chính sách hoàn trả
Nếu bạn đang bán các sản phẩm có thể trả lại, bạn nên ghi rõ chính sách hoàn trả trên hóa đơn (bên dưới điều khoản thanh toán). Chính sách hoàn trả phải ghi rõ:
- Hóa đơn có phải đi kèm với lợi nhuận hay không
- Sản phẩm có thể được hoàn lại hoặc đổi hàng hay không
- Bất kỳ điều kiện nào áp dụng cho hàng hóa bị hư hỏng hoặc bị lỗi
- Thời hạn trả lại, ví dụ: “các mặt hàng có thể được trả lại trong vòng 30 ngày kể từ ngày mua.”
Khuyến mại
Như thể hiện trong mẫu, phần dưới cùng của hóa đơn là nơi thích hợp để đề cập đến bất kỳ đợt bán hàng hoặc khuyến mãi hiện tại nào, nếu có.
Phần mềm kế toán trở nên dễ dàng
Việc lập hóa đơn thậm chí còn dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ không chỉ có thể được sử dụng như hệ thống POS (Điểm bán hàng) và in hóa đơn tại chỗ mà còn giúp dễ dàng hơn trong việc tính toán và theo dõi các loại thuế, chẳng hạn như GST / HST. Các gói phần mềm kế toán cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh định dạng hóa đơn, bao gồm cả việc thêm logo doanh nghiệp của bạn. Một số cũng cho phép thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ và sẽ tự động tính tỷ giá hối đoái.
