Doanh nghiệp Canada của bạn đã sẵn sàng để thực hiện những nhân viên đầu tiên chưa? Hướng dẫn này giải thích quy trình tuyển dụng ở Canada, bao gồm đăng ký nhận lương với Cơ quan Doanh thu Canada (CRA), đưa ra lời mời làm việc và thiết lập các khoản khấu trừ của nhân viên.
Table of Contents
Trước khi bạn có thể thuê nhân viên ở Canada
Là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ cần phải mở một tài khoản Các khoản khấu trừ theo lương. Để làm điều này, bạn phải có số doanh nghiệp (BN). Nếu bạn chưa có số doanh nghiệp, bạn sẽ cần lấy một số từ CRA. Bạn có thể thực hiện việc này theo một trong ba cách:
- Đăng ký BN trực tuyến.
- Điền vào Mẫu RC1, Yêu cầu số doanh nghiệp, và gửi qua bưu điện hoặc fax đến văn phòng dịch vụ thuế (TSO) hoặc trung tâm thuế (TC) gần nhất của bạn.
- Liên hệ trực tiếp với CRA qua số điện thoại 1-800-959-5525 trong giờ làm việc.
Nếu bạn đang đăng ký một số doanh nghiệp, bạn có thể yêu cầu một tài khoản chương trình trả lương cùng một lúc. Nếu bạn đã có số doanh nghiệp, bạn chỉ cần thêm tài khoản mới vào tài khoản hiện có của mình. (Lưu ý rằng bạn có thể quản lý tất cả các tài khoản doanh nghiệp của mình, bao gồm cả bảng lương, bằng cách sử dụng cổng thông tin trực tuyến Tài khoản Doanh nghiệp của tôi của CRA.)
Bạn có thể thêm tài khoản trả lương bằng một trong các phương pháp sau:
- Sử dụng Tài khoản Doanh nghiệp của Tôi của bạn.
- Điền vào biểu mẫu RC1, Phần C, và gửi qua thư hoặc fax đến TSO hoặc TC gần nhất của bạn.
- Gọi cho CRA theo số 1-800-959-5525 và yêu cầu tài khoản chương trình trả lương.
Lưu ý rằng một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một tài khoản chương trình trả lương. Ví dụ: nếu bạn có các văn phòng khác nhau ở các thành phố khác nhau, bạn cũng có thể có các tài khoản trả lương riêng cho từng văn phòng.
Quy trình tuyển dụng ở Canada
Khi bạn đã đăng ký tài khoản trả lương của mình và bạn đã thực hiện các bước tạo hoặc tinh chỉnh mô tả công việc, quảng cáo vị trí công việc và phỏng vấn các ứng viên tiềm năng, bạn đã sẵn sàng thực hiện việc tuyển dụng của mình. Hãy xem xét các bước bạn sẽ cần thực hiện để đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả các cơ sở pháp lý của mình trước khi những người mới thuê đó bắt đầu làm việc.
Yêu cầu nhân viên chấp nhận và ký vào thư mời làm việc
Chính phủ không yêu cầu điều này, nhưng bạn nên có các điều khoản làm việc bằng văn bản. Nó làm rõ các chi tiết như nhiệm vụ công việc, giờ làm việc, quyền lợi, tiền lương, thời gian thử việc (nếu có), và tránh những hiểu lầm trong tương lai. Tất nhiên, khi tuyển dụng nhân viên, lời mời làm việc của bạn phải đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng của tỉnh hoặc vùng lãnh thổ của bạn.
Kiểm tra số bảo hiểm xã hội của nhân viên
Số Bảo hiểm Xã hội (SIN) được sử dụng để quản lý các phúc lợi của chính phủ. Là người sử dụng lao động, bạn cần xem mọi thẻ SIN của nhân viên mới trong vòng ba ngày kể từ khi nhân viên đó bắt đầu làm việc và ghi lại tên và SIN của nhân viên chính xác như trên thẻ.
Để ý các SIN bắt đầu bằng chữ số “9.” SIN bắt đầu bằng số này báo hiệu một người không phải là công dân hoặc thường trú nhân Canada và người chỉ được phép làm việc cho một chủ lao động và khoảng thời gian cụ thể theo giấy phép lao động hợp lệ do Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada cấp.
Nếu một nhân viên mới tiềm năng đủ điều kiện làm việc ở Canada và không có SIN, hãy hướng dẫn họ nộp đơn xin cấp SIN tại Văn phòng Service Canada.
Yêu cầu nhân viên điền vào các biểu mẫu bắt buộc
Mẫu TD1, Tờ khai Tín dụng Thuế Cá nhân, xác định số thuế sẽ được khấu trừ từ thu nhập từ việc làm của một người. Một nhân viên mới phải hoàn thành TD1 liên bang và TD1 tỉnh nếu nhiều hơn số tiền cá nhân cơ bản được yêu cầu.
Ở Quebec, nhân viên cần sử dụng TD1 của liên bang và Mẫu TP1015.3-V của tỉnh, Tờ khai Khấu trừ Nguồn. Xem Biểu mẫu Nộp đơn TD1 để biết thêm chi tiết về ai phải điền vào biểu mẫu này và họ có thể hoặc nên sử dụng biểu mẫu nào.
Đảm bảo xem xét thông tin về các khoản khấu trừ trong bảng lương bao gồm thuế thu nhập, Chương trình Hưu trí Canada (CPP), Bảo hiểm Việc làm và các quyền lợi chịu thuế.
Thông báo thời gian bắt đầu và thông tin cho nhân viên của bạn
Một ngày của nhân viên mới sẽ bắt đầu bằng cuộc họp với người giám sát hay một chuyến tham quan cơ sở? Có thiết bị đặc biệt nào mà họ phải mang theo hay quy định về trang phục mà họ cần tuân thủ không? Có buổi hướng dẫn nhân viên mới hoặc cố vấn nội bộ không? Cho nhân viên mới vào bất cứ thông tin chi tiết nào liên quan đến ngày đầu tiên đi làm sẽ giúp họ giảm bớt lo lắng và giúp cả hai có một khởi đầu tốt.
Bắt đầu một tệp cho nhân viên mới
Bạn nên bắt đầu một hồ sơ nhân viên ngay khi bắt đầu tuyển dụng mới. Là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ thu thập hồ sơ của nhân viên, chẳng hạn như bảng chấm công và đánh giá hiệu suất, và quản lý các biểu mẫu liên quan đến việc chạy bảng lương, chẳng hạn như phiếu T4. Đưa hồ sơ nhân viên của bạn bắt đầu có tổ chức sẽ tiết kiệm thời gian sau này.
